前言
我最近拿起了原本寫滿工作相關話題的小筆記本,一些idea來跟大家分享。
大家如果在職場上面待過,或多或少可能都經歷過這樣的感覺:你忙了一整天下來,回到家晚上九、十點,可是卻感覺到一陣空虛、無力感。你雖然很忙,忙到連吃飯、喝水、上廁所的時間都沒有,可是當你要去回想今天到底完成了什麼,到底在忙什麼的時候,你卻說不出來。明天你去上班的時候,還是有一大堆的事情等著你去處理,放在你的桌子上。長期累積下來,大家對於工作或多或少都會有很重的無力感,或是空虛感,甚至感覺到灰心。
列一個To Do List
所以我要告訴你怎麼樣算是一張有效的待辦清單。
首先第一點,就是你的待辦清單列出來,上面的工作項目不應該超過十到十五項。如果你列一張待辦清單,上面有二十項,甚至三十項工作的話,原因有可能是:
- 你的待辦清單列得太過宏大、太過遠大了,把三個月後、甚至半年以後才需要完成的專案項目都列進去了。你的每日待辦清單,只需要列當天需要完成,或者是過兩三天需要完成,最多列到下禮拜需要完成的工作項目就好了。
- 你的工作真的超負荷了,你的主管或者是公司給了你太多的工作量,超過了你每天可以負荷的範圍。如果是這樣子的狀況,你必須要去跟你的主管或是公司去溝通。
以我自己個人來說,我是比較習慣把待辦清單列在一張紙上,可以是一本筆記本,或者是隨手拿了一張廢紙,就把今天要做的事情全部都列在上面。因為我很享受當你把事情做完以後,可以把那個工作項目劃掉的那一瞬間。你也可以列在電腦或平板裡,看個人的喜好。
待辦清單的第二點,就是你列清單的時間點很重要。一般我會建議你開始工作後的半個小時,最慢不要超過一個小時之內要把這一張清單列出來。以我自己為例,一般我習慣上班以後首先做的第一件事情就是檢查今天有什麼新的email,有沒有什麼新的工作被交派下來。在檢查完emails之後,我就會開始列清單。如果你是九點鐘開始上班,可是到十二點你的清單都還沒有列出來的話,那代表你已經浪費掉一個上午的時間,不知道在忙什麼,很可能這就會打亂一整天的工作節奏。
工作分類
剛剛第一點的To Do List列出來之後,接下來第二點就是要把上面的工作做一個簡單的分類。不是清單列出來以後,你就往辦公桌旁邊一擺就沒事了,不是這麼簡單的。
一般來說我會把它區分成性質和內容方面的不同。
以性質來說,我就會把它分成急迫性和重要性:
- 很急迫很重要
- 很急迫不重要
- 不急迫很重要
- 不急迫也不重要
以內容來做區分,一般我會分成三種:
- 你自己可以獨立完成的,不需要跟其他任何人配合,也不需要去請問主管。
- 你必須要去跟你的主管去討論,或者是你要開一個會議才能夠達成結論的工作。
- 你要跟其他單位配合,你可能要等其他的同事給你一些資訊,或是請他們提供給你一些回饋,你才能夠完成的工作。
工作優先順序
工作分類完之後,接下來第三點就是把這些工作列出一個優先順序。
一般我先會挑出那些需要跟其他單位配合,或者是需要其他同事給你資料和feedback的那些工作,我就會優先把這些工作先轉交、轉達出去給他們。因為他們的工作時間不是你能夠控制的,你先把工作告訴他們之後,他們才知道這些工作必須也要列到他們今天的時間項目裡面去,才能夠跟你配合去完成。你也不用花太多時間一直在等待他們。
接下來第二個我會做的工作,就是那些我自己就可以獨立完成,而且不需要花很多時間的,這些工作項目可能都是比較日常例行、比較瑣碎一點的。不需要花掉你太多的精力,也不需要花掉你太多的腦力,比較不會浪費energy。
前面的兩項工作完成之後,接下來我會處理的就是那一些比較有一點困難度,或者是你需要跟主管討論,才能夠知道要怎麼去處理,知道要怎麼去解決的工作項目。因為這樣子的工作多半都會需要比較多的思考的時間,簡單來說,就是比較費腦力,比較費腦力,可能又要花比較多的時間去完成。如果你一開始就先處理這樣子的工作的話,很有可能你這一整天的時間和精力就全部投入在這一項工作裡面了,那你剩下其他反而比較簡單的工作你沒有時間完成。
所以我的工作優先順序,並不一定是照重要性或急迫性去排的,我反而會習慣以我自己的工作時間,跟我的工作能力能夠掌握的工作去做優先的排序。
懂得拒絕工作
大家在職場上應該或多或少都遇過這樣子的狀況:你工作到一半的時候,忽然有個人跑來你旁邊跟你說:”我們可不可以一起開會?”或者”我有一個問題,可不可以請教你一下?你可不可以幫幫我?”
這時候大家出於對於工作的責任心,或者是出於不想要被當成一個壞人、自私的心理,就勉為其難的說:”好啊,我們一起開會”或”好啊!你有什麼問題?我可以幫你嗎?”
問題是,你明明手上還有自己一大堆的工作沒有完成,可是你卻放下了你手頭上的工作去幫助你的同事。雖然這樣讓你看起來是一個很好的人,大家會覺得你真是一個好同事,樂於助人,但問題是你的工作沒有完成,誰要來幫助你完成這些工作呢?還是只有你自己。
更悽慘的是,當你實際上去參與這些會議,或是實際上去瞭解到你同事的問題的時候,卻忽然發現,這個會議到底跟我有什麼關係,我在或不在根本沒有差,或者是這個問題根本不是我能夠解決的,他應該去找他的主管,或是他應該去找別的單位。
大家有坐過飛機的話應該都知道,氧氣面罩掉下來的時候,飛機的安全影片都會跟你說,你要先戴好自己的氧氣面罩,再去幫助你的小孩,或是幫助旁邊的人。所以你要先自救,才能救別人。你自己的工作都完成不了,可是你卻因為不想要被當成一個壞人,去幫助了別人,最後造成你自己的工作績效不佳,那這不是得不償失嗎?
這時候一定又有人會說,可是我是職場菜鳥,我哪好意思,我哪敢去拒絕他們。來找我的人都是些比我資深、比我做得久的老人,我哪敢得罪他們。
我懂我懂,如果你是職場菜鳥的話的確是這樣子。可是菜鳥也是會熬成婆的,就跟媳婦會熬成婆一樣。當你終於熬成婆的那一天的時候,你就要可以勇敢的拒絕他們,不要不好意思。你要知道,這些人敢拿他們自己的問題、他們的工作丟給你,來去煩你,他們都不會不好意思。那你拒絕他們有什麼好不好意思的?多練習幾次、多拒絕幾次,你就會熟悉了。而且拒絕了幾次以後,他們自然而然就不會拿自己的問題、自己的工作來煩你了。
所以這一點非常的重要,你要懂得拒絕這些跟你沒有關係的工作,不要去做職場上面的爛好人。
檢視當天工作
提升效率的最後一點,就是在你今天要關電腦下班回家之前,花個五分鐘、十分鐘的時間,review一下你今天早上所列出來的那一張To Do List,看看上面有哪些工作是你已經完成,哪些還沒有完成的。
如果以一個正常的工作狀態來說,你的To Do List應該要完成百分之七十到八十。可是,如果你發現今天的完成度低於百分之五十的話,那你就要稍微去回想一下是哪一個環節出現了差錯。很有可能是忽然來了一個緊急,但是很重大的事件需要你去處理,也有可能是你在某一項工作花了太多的時間,造成你來不及完成其他的工作,還是說,你今天參加了太多會議,或者是說,有同事來找你幫忙,你又很好心的去幫助他們。
不斷地去review每天的工作狀況,你才會知道你的工作節奏或者是工作的順序,哪邊出了問題。那這樣子不斷的累積之後,你才知道怎麼去調整自己工作的節奏,工作的步驟,才能夠慢慢的加快你的工作效率。
結語
人生有非常多要忙碌的事情，最近看了幾本和幾部都在談論此主體的書或著影片，想說趁著記憶還清晰時趕緊寫下來，也做個紀念吧。
